8MSaaS：三大項目管理工作沒做好，結(jié)果成本超了100%

隨著我國經(jīng)濟的發(fā)展,市場競爭愈發(fā)激烈,企業(yè)要想在市場環(huán)境中占有一席之地,有效控制項目成本支出是關鍵。如果同類項目質(zhì)量、交付成果類似,那么價格將是客戶是否選擇由該企業(yè)負責項目的決定因素,而價格的主要依據(jù)便是成本。因此,企業(yè)必須將目光聚焦在每個獨立項目的直接成本,將其控制在合理范圍,使其在同等市場競爭條件下以成本領先的價格優(yōu)勢更具市場吸引力,從而不斷盈利,改善和提高自身服務水平,進而實現(xiàn)企業(yè)的良性發(fā)展。

為什么要對項目成本進行管控?除了上述提到以價格獲得更大市場的優(yōu)勢,更有其項目成本超支會給企業(yè)帶來的不良影響,它可能會在項目完成一段時間后才出現(xiàn),而企業(yè)不會察覺。不要以為這只是涉及成本問題這么簡單,其背后可能產(chǎn)生一些你想不到的連鎖反應:

因為項目收入推遲及成本回收困難,影響企業(yè)信譽及將來信用貸款;

項目時間延長,客戶滿意度下降,可能會收到來自客戶的法律訴訟;

影響企業(yè)聲譽,進而導致商機減少;

更難招聘到優(yōu)秀人才,造成企業(yè)項目人才出現(xiàn)斷層。

項目成本管控如此重要,然而大多數(shù)企業(yè)還是難以避免成本超支的問題,很大一部分原因是企業(yè)沒有對項目成本進行實時管控,不能準確找出導致項目超支的因素,及時進行風險控制,減輕對項目交付的影響。接下來8MSaaS將為大家詳細講解項目成本超支的原因,并找到進行實時管控的方法。

一、項目成本超支的原因

1、資源使用率低

資源使用率低,浪費嚴重,是大部分企業(yè)增加總支出的原因。以建筑工程項目為例,項目成本構(gòu)成大致比例為:材料成本為70%,設備成本為10%,人工成本為10%,這三大費用控制項目的直接成本。

在材料采購方面,若采購人員沒有進行種類、價格、運輸方式等方面的詳細對比,將會出現(xiàn)“以次充好”的現(xiàn)象,不僅采購成本大大增加,項目質(zhì)量也岌岌可危。在施工過程中,若項目經(jīng)理沒有監(jiān)控用料,不按配額發(fā)放,使用人可以隨意領用主要材料,也會出現(xiàn)材料嚴重浪費的現(xiàn)象。此外,在設備使用上,施工單位為了縮短工期,往往是超負荷運作機械設備,一旦出現(xiàn)損壞,也會因此延誤工期,并且增加設備方面的維修開支。

另一方面是人力資源的低效率占用。這大部分是由于工人不熟悉工作環(huán)境,項目前期沒有對工人進行一定的崗前培訓,導致人員流動頻繁,工作效率低,工期延長,薪資成本增加,進而造成的人力資源浪費。

因此項目要做好成本控制,還需要提高資源使用率,減少資源浪費的現(xiàn)象。如果在項目開始就出現(xiàn)嚴重浪費,必然會導致預算緊張,影響之后的項目開展。

2、財務數(shù)據(jù)失真,匯總不及時慢

在項目管理中,財務管理是不可忽視的一部分,它直接與企業(yè)的經(jīng)濟效益相關,影響項目最后的收益結(jié)算。項目財務數(shù)據(jù)匯總不及時、反映不真實,使得資金不能及時進行有效控制,也是導致項目成本超支的原因之一。

一般來說,項目前期資金充裕,項目管理者有很大的管控空間。但如果財務數(shù)據(jù)匯總不及時,沒有根據(jù)項目進度與所花費的成本進行核算,統(tǒng)計資金使用情況,就濫用資金,盲目付款,極有可能導致項目后期出現(xiàn)資金緊張的情況。

此外,在項目執(zhí)行過程中,由于合同簽訂不規(guī)范,項目預算隨意調(diào)整,也會直接影響成本估算的準確性。項目各環(huán)節(jié)財務數(shù)據(jù)不能實現(xiàn)聯(lián)動,手工統(tǒng)計財務數(shù)據(jù)容易出現(xiàn)錯誤,也會造成項目財務信息失真的情況。而等到項目管理者發(fā)現(xiàn)財務數(shù)據(jù)問題,項目資金已是周轉(zhuǎn)困難,為時晚矣。

3、項目監(jiān)控失效

項目監(jiān)控是項目管理的重要組成部分。項目監(jiān)控有助于企業(yè)及時作出分析,采取措施使項目回到正軌。歸根結(jié)底,企業(yè)成本超支很重要的原因就是項目監(jiān)控不到位。沒有及時發(fā)現(xiàn)成本在某一環(huán)節(jié)發(fā)生了偏差,超出了容許的誤差范圍,對項目實施中可能遇見的風險預估不足。項目監(jiān)控失效,說明要找到并解決問題需要花更長時間,并且需要花費更多的時間和精力才能達到原有預估的項目成果。這勢必導致項目時間延長,固定成本開支增加,項目成本超支也就不可避免了。

以上便是導致項目成本超支的主要原因。有效的成本管理不能只單靠財務會計管控賬本數(shù)字,還需要在花費及資源使用之前作出控制,之后作出實時追蹤。使用白板、電子表格、敏捷型PPM管理風險因素已經(jīng)過時,實時了解項目進度及成本、跟蹤大量數(shù)據(jù)、第一時間洞悉項目風險與問題,需要一個專門的項目管理系統(tǒng)。

8MSaaS PM項目管理系統(tǒng)以“動態(tài)管理、實時共享”的先進理論實現(xiàn)項目進度、成本、資源、績效、風險等的有效跟進,可以減少浪費及降低成本,提高生產(chǎn)能力和資源利用率,最終提高盈利能力。

二、8MSaaS PM的項目成本管理解決方案

1、實時跟蹤匯總實際收入和成本

有效的項目成本管控,必須支持項目實際收入和成本的實時匯總和更新,通過與項目預算的對比,項目管理者第一時間獲知項目超支情況,及時采取調(diào)整措施。

8MSaaS PM支持項目管理會計的功能,提供多層次的預算、實際收入和費用的實時跟蹤功能,讓財務信息在機構(gòu)、合同及項目間保持一致,不出現(xiàn)偏差。在財務信息真實性方面,

8MSaaS PM任一信息更改,其它相關信息都會自動同步更新,并通知相關人員,從多個維度來減少信息錯誤,避免員工虛報財務信息,保證數(shù)據(jù)的實時精準。

2、項目各個階段的成本信息可視化

8MSaaS PM能幫助企業(yè)全面有效地管理項目層及活動層收入和成本的預算,包括項目中的銷售訂單與合同,項目工時成本,各項項目費用,采購訂單,開票與回款等。

項目啟動前,8MSaaS PM根據(jù)項目總成本層層向下,計劃好每個子項的成本支出,用于指導項目實際支出。項目進行時,8MSaaS PM自動實時匯總項目實施過程中的各項實際支出,并在出現(xiàn)超支情況時高亮顯示,發(fā)出預警。同時,系統(tǒng)還提供費用控制功能,可自定義項目或單個事項的費用在某個范圍內(nèi)需要再被審批。項目完成后,利用8MSaaS PM進行商業(yè)智能分析,從多個維度對項目的成本進行統(tǒng)計分析,還能一鍵生成報表,項目的預算支出一目了然,所有數(shù)據(jù)都有據(jù)可依,實現(xiàn)嚴謹?shù)某杀竟芸亍?/p>

3、項目審批及跟蹤貫穿整個過程

如果項目管理者能按需審批分配預算、采購、資源等,并跟蹤其使用情況,就能有效減少資源浪費的現(xiàn)象,也能讓相關人員不敢隨意亂攤成本,用其他發(fā)票以假亂真,將項目費用轉(zhuǎn)作其他用途,增加項目成本。

8MSaaS PM提供簡單審批與驗收機制。支持跨部門、跨站點、跨項目的資源分配及有效跟蹤其實際使用率,以防資源申請者輕易夸大資源的需求,同時也使資源申請者更努力地去估計真正的資源需求及時間。8MSaaS 除了能幫助用戶恰當分配資源時間之外,還能檢測到資源技能與需求之間的差距,讓資源與需求更加匹配。

8MSaaS PM也支持基于項目的采購。所有的采購信息都會根據(jù)采購項目的WBS架構(gòu)實時匯總更新,并可以利用項目管理規(guī)則對采購資源進行有效管理和跟蹤。

4、自動預警計劃預算與實際的偏差

風險管理是項目管理中必不可少的一環(huán)。預防和控制風險可以維持企業(yè)項目穩(wěn)定開展,減少資源浪費,進一步控制項目成本支出。

8MSaaS PM能自動檢測項目各種系統(tǒng)性風險及其影響,包括項目計劃,成本,資源以及質(zhì)量的風險,并且能根據(jù)現(xiàn)有影響自動推測最終的影響,項目人員可清楚地知道若不及時恰當?shù)毓芾磉@些風險的嚴重性。所有的風險信息會實時自動地從項目層匯總到項目群以供項目群管理者隨時查看,以便項目人員更快速有效地確定行之有效的方案來避免風險。

結(jié)語

項目成本管控是規(guī)范企業(yè)內(nèi)部管理、促進企業(yè)穩(wěn)健發(fā)展的一項重要工作。企業(yè)應在保證項目質(zhì)量的前提下,增強項目人員的成本管控意識,減少不必要的資源浪費,利用優(yōu)秀的項目管理軟件幫助項目人員提高成本管理工作質(zhì)量,這樣才能有效控制項目成本。8MSaaS PM助力企業(yè)合理分配項目資源,及時查看項目進度,根據(jù)項目數(shù)據(jù)總結(jié)及時規(guī)避項目風險,審批項目申請,查看項目可交付成果等,提升項目管理效率,降低項目成本支出,從而提高企業(yè)經(jīng)濟效益。

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