成立于1952年的長江水利委員會水文局長江下游水文水資源勘測局(以下簡稱“水文下游局”)，是全國首批獲得甲級測繪資質(zhì)證書的單位。
過去，水文下游局員工報銷周期普遍在3至4天，特殊情況甚至需要7天。現(xiàn)在，員工報銷周期已大幅縮短為1至2天。
過去，財務(wù)審核人員規(guī)模為2至3人?，F(xiàn)在，審核人員規(guī)模已縮減至1人。
過去，每年財務(wù)報銷單據(jù)印刷費(fèi)用、報賬人員的通訊郵寄及路途費(fèi)用、原有報銷軟件的升級維護(hù)費(fèi)用加起來共計約5萬元/年?，F(xiàn)在，財務(wù)報銷流程相關(guān)費(fèi)用縮減至3萬元/年，節(jié)省了40%成本。
過去，財務(wù)憑證制單時間平均需要4小時/天。現(xiàn)在，使用自動生成會計憑證功能后，制單時間只需要1小時/天，效率提升了75%。
為何會有如此大的改變，這要得益于水文下游局與合思·易快報開展的深度合作。
“每一個通力合作的朋友都值得尊敬，每一個同向而行的伙伴都前景光明。”
水文下游局介紹
作為水利部長江水利委員會水文局管理的正處級事業(yè)單位，水文下游局承擔(dān)了長江下游九江鎖江樓至江陰鵝鼻嘴約700公里干流和鄱陽湖及重點(diǎn)工程的防汛測報、水文河道、科研分析、水環(huán)境監(jiān)測等工作。同時，承擔(dān)了長江流域下游地區(qū)水文水資源情報預(yù)報;大中型水利工程的水文測報系統(tǒng)設(shè)計與建設(shè);水資源調(diào)查評價、水資源綜合利用規(guī)劃及分析研究;水利水電工程項目水文水資源的分析研究等工作。
2016年成為長江水文首家通過水利檔案工作規(guī)范化管理二級標(biāo)準(zhǔn)綜合評估的單位。并先后獲得了“甲級測繪資質(zhì)證書”“甲級水文資源調(diào)查評價證書”“甲級水資源論證證書”“檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)證證書”“水利二級檔案證書”。
財務(wù)信息化建設(shè)，比初級還要初級
如果按照《企業(yè)會計信息化工作規(guī)范》的定義，處于會計核算信息化階段的企業(yè)，應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身情況，逐步實(shí)現(xiàn)資金管理、資產(chǎn)管理、預(yù)算控制、成本管理等財務(wù)管理信息化;處于財務(wù)管理信息化階段的企業(yè)，應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身情況，逐步實(shí)現(xiàn)財務(wù)分析、全面預(yù)算管理、風(fēng)險控制、績效考核等決策支持信息化。如果就這個分層定義看，過去水文下游局會計信息化建設(shè)比初級階段還要初級，水文下游局財務(wù)負(fù)責(zé)人、高級經(jīng)濟(jì)師張佳說到。
雖然在長江下游地區(qū)的水資源綜合管理與防洪減災(zāi)方面，水文下游局做出了突出貢獻(xiàn)，但是在財務(wù)信息化建設(shè)中，卻有著很多“痛點(diǎn)”。不僅財務(wù)報銷依賴線下人工方式，而且記賬與核算使用的統(tǒng)一核算系統(tǒng)，功能也不夠全面，此外還包括六大“痛點(diǎn)”：
1.作為事業(yè)單位，在執(zhí)行《政府會計制度》過程中，財務(wù)記賬難度與強(qiáng)度增加許多。
2.財務(wù)報銷、會計記賬、報表生成、數(shù)據(jù)分析、電子檔案保管及憑證查詢無法實(shí)現(xiàn)信息一體化。
3.無法實(shí)現(xiàn)財務(wù)全口徑網(wǎng)上系統(tǒng)核算，所屬單位、工會、黨費(fèi)財務(wù)核算是相互分離的，很難實(shí)現(xiàn)全面統(tǒng)一核算。
4.無法對下屬異地單位財務(wù)狀況實(shí)時監(jiān)管。包括異地單位的報銷查詢、審核、原始發(fā)票與流程監(jiān)管，以及各類財務(wù)數(shù)據(jù)監(jiān)控，很難實(shí)現(xiàn)實(shí)時查看，實(shí)時監(jiān)管。
5.職工日常反映的報銷問題很難解決。由于是人工報銷，職工報銷周期普遍較長，大部分3至4天，異地報銷周期更長，最多時可達(dá)7天。此外，還存在人員出差流程審批慢、報銷進(jìn)度無法查詢、報銷流程繁多，職工不清楚審核流程等問題。
6.重要財務(wù)信息難以高效傳達(dá)。此前，采用的大多是部門宣貫，或是紙質(zhì)傳達(dá)，重要的財務(wù)公告、制度、報銷要求、借款核對等很難落實(shí)到每一名基層員工，信息傳遞有著嚴(yán)重遞減效應(yīng)。
在張佳看來，此時水文下游局各項財務(wù)管理難點(diǎn)、痛點(diǎn)已到了無法解決，處在各種矛盾隨時可能激化的階段。財務(wù)人員意識到了問題，并思想高度統(tǒng)一，迫切希望運(yùn)用新技術(shù)提高財務(wù)信息管理能力。更重要的一點(diǎn)是，單位領(lǐng)導(dǎo)對此高度重視，愿意投入資金改變現(xiàn)狀。
于是，水文下游局從上至下決心全面解決財務(wù)管理的難點(diǎn)與痛點(diǎn)，力求實(shí)現(xiàn)從基礎(chǔ)的“會計核算信息化階段”向“財務(wù)管理信息化階段”、“決策支持信息化階段”全面轉(zhuǎn)變。
“先進(jìn)的技術(shù)與真誠的服務(wù)”是開始合作的前提
決心轉(zhuǎn)型后，水文下游局面臨兩大選擇，一是傳統(tǒng)的財務(wù)軟件功能升級，二是選擇新興SaaS為代表信息化費(fèi)控解決方案。
在深入討論后，水文下游局選擇了后者，張佳認(rèn)為：改變要敢為行業(yè)先，在行業(yè)內(nèi)要敢于先行先試;改變要堅信不破不立，不去改變固有的傳統(tǒng)，永遠(yuǎn)無法得到創(chuàng)新與收獲;改變要么不去做，要做只選擇與最優(yōu)秀的企業(yè)合作。
有了明確的目標(biāo)，在后續(xù)調(diào)研產(chǎn)品中水文下游局發(fā)現(xiàn)，合思·易快報的產(chǎn)品能夠提供預(yù)算費(fèi)控、差旅訂購、發(fā)票管理等一站式解決方案，并能幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)降本增效，為決策管理提供信息支持的能力，非常符合水文下游局的需求。
而最終選擇合思·易快報的原因，張佳總結(jié)為一句話“最領(lǐng)先的技術(shù)和理念，最真誠的服務(wù)和融合”。
過程的不易，雙方團(tuán)隊深有感觸
雖然項目已經(jīng)順利落地，但回首看，整個過程并非一帆風(fēng)順。
張佳表示，項目建設(shè)需要信息系統(tǒng)供應(yīng)商與企業(yè)管理實(shí)際深入融合。很多信息化供應(yīng)商雖然專業(yè)能力很強(qiáng)，但每家企業(yè)財務(wù)管理的內(nèi)外環(huán)境、管理要求和側(cè)重點(diǎn)不同，導(dǎo)致技術(shù)實(shí)施人員無法全面了解對方企業(yè)財務(wù)管理細(xì)節(jié)，這點(diǎn)與合思·易快報剛開始合作時也遇到了。
尤其是水文下游局作為正處級事業(yè)單位，會計管理制度與企業(yè)有所區(qū)別，需要報銷明細(xì)科目設(shè)置具備行業(yè)和部門的具體特點(diǎn)。同時，財務(wù)審核流程設(shè)置也要結(jié)合水文下游局的實(shí)際情況。
此外，作為“增值稅電子發(fā)票電子化報銷、入賬、歸檔”的試點(diǎn)單位，在試點(diǎn)伊始，水文下游局就選擇了合思旗下的“易會檔”電子會計檔案管理平臺開展項目試點(diǎn)。
但此時“易會檔”還處在開發(fā)階段，并且入賬歸檔試點(diǎn)在各地區(qū)要求也各有不同，需要“易會檔”同步開發(fā)與試點(diǎn)需求進(jìn)行充分匹配。在驗(yàn)收時間緊，任務(wù)新、要求高的情況下，對發(fā)票類型、發(fā)票“四性檢測”(真實(shí)性、完整性、可用性、安全性)都提出了特殊要求。這些情況都對項目合作造成了很大困難。
作為項目實(shí)施方，合思·易快報水文下游局交付組負(fù)責(zé)人陳功也深有感觸。
他表示，水文下游局作為事業(yè)單位，預(yù)算屬于財政撥款。交付組根據(jù)水文下游局預(yù)算特點(diǎn)，單獨(dú)設(shè)計了囊括預(yù)算來源、經(jīng)濟(jì)分類、項目檔案等字段在內(nèi)的預(yù)算包，并且預(yù)算按照年度累計占用。實(shí)現(xiàn)了從預(yù)算事前申請，到事后報銷的全面預(yù)算管理。預(yù)算包還增加了分層級分配預(yù)算的管理權(quán)限，方便分管領(lǐng)導(dǎo)實(shí)時查閱預(yù)算使用進(jìn)度。
同樣由于事業(yè)單位的特性，水文下游局需要同時生成財務(wù)會計憑證和預(yù)算會計憑證，交付組通過合思·易快報開發(fā)的“EAIpro”功能，幫助下游水文局建立了自動生成內(nèi)部往來協(xié)同憑證功能。
此外，水文下游局差旅標(biāo)準(zhǔn)分為淡季與旺季，交付組通過合思·易快報"累計費(fèi)用控制標(biāo)準(zhǔn)"幫助下游水文局實(shí)現(xiàn)了淡旺季差標(biāo)差異化管理。
最后，水文下游局與下屬單位、分局、工會、黨費(fèi)，五者在財務(wù)管理模式、審批流程、報表統(tǒng)計上存在諸多不同，交付組在實(shí)施過程中根據(jù)各自特點(diǎn)，單獨(dú)開發(fā)了單據(jù)模塊，滿足了多種需求。
伴隨著項目的正式交付，張佳認(rèn)為，雙方團(tuán)隊通過數(shù)次深入溝通，對業(yè)務(wù)流程及管理要求進(jìn)行反復(fù)溝通確認(rèn)。雙方團(tuán)隊各自發(fā)揮長處，交流心得聆聽對方意見后，最終拿出了一套最優(yōu)解決方案。
在整個過程中，合思·易快報團(tuán)隊始終保持了高度負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，以求同存異的工作方式，最終實(shí)現(xiàn)了精益求精的工作目標(biāo)。
效率多維度提升，實(shí)現(xiàn)了業(yè)財檔數(shù)字化轉(zhuǎn)型
伴隨合思·易快報費(fèi)控報銷平臺投入應(yīng)用，水文下游局從人工記賬核算報銷為主的傳統(tǒng)財務(wù)模式，一下跨越至以智慧化分析應(yīng)用為主的現(xiàn)代財務(wù)模式。
目前，水文下游局員工報銷周期已壓縮為1至2天，相較于此前3-7天，員工報銷周期大幅縮短;各類型財務(wù)報銷流程相關(guān)費(fèi)用縮減至3萬元/年，相較于此前5萬元/年，節(jié)省了40%費(fèi)用支出;財務(wù)審核人員規(guī)?？s減為1人，相較于此前2至3人，人員成本大幅降低;使用自動生成憑證功能后，財務(wù)憑證制單時間縮短為1小時/天，相較于之前4小時/天，節(jié)省了財務(wù)人員75%時間。
不止是費(fèi)控報銷層面，應(yīng)用“易會檔”后，水文下游局順利通過了電子檔案試點(diǎn)驗(yàn)收工作。
在應(yīng)用“易會檔”后，實(shí)現(xiàn)了所有相關(guān)會計電子檔案的全流程自動化生成，大大減少了日常財務(wù)報銷歸檔的環(huán)節(jié)，提高了工作效率。融合了最新的人工智能、云計算和OCR圖像識別技術(shù)，使得檔案管理更加安全高效，杜絕檔案數(shù)據(jù)誤差，有效控制業(yè)財檔管理風(fēng)險。最后，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)直接轉(zhuǎn)化為財務(wù)、檔案數(shù)據(jù)，通過業(yè)務(wù)、財務(wù)、檔案一體化流程打通，最終實(shí)現(xiàn)單位整體的業(yè)財檔數(shù)字化轉(zhuǎn)型。
眼前的成本投入 換來長久效益增長
從手工記賬、純線下報銷，到現(xiàn)在的智能化費(fèi)控報銷體系;從基礎(chǔ)的紙質(zhì)檔案保存，到現(xiàn)在的電子化一體式檔案保存，水文下游局財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型已走過3年時間，并形成了一套獨(dú)特的數(shù)字化建設(shè)方法論。
張佳表示，全面電子發(fā)票戰(zhàn)略的持續(xù)推廣，與電子檔案工程的深入建設(shè)，為廣大企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型指明了道路。此時，我們必須要敢于應(yīng)用最前沿的財務(wù)信息技術(shù)，大膽選擇先進(jìn)的技術(shù)平臺合作，實(shí)現(xiàn)財務(wù)管理向信息化、智慧化、科學(xué)化方向發(fā)展。在這個過程中，關(guān)注成本效益、技術(shù)革新能力、管理水平層次無疑是選擇解決方案的關(guān)鍵因素。
財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，必須要貼合單位的業(yè)務(wù)實(shí)際與管理實(shí)際，去更好地打通業(yè)務(wù)與財務(wù)間的通道，實(shí)現(xiàn)業(yè)財融合。在這個過程中，對財務(wù)人員提出了新的要求，不僅要具備過硬的財務(wù)專業(yè)能力，更要了解業(yè)務(wù)具備創(chuàng)新能力，掌握必要的信息化技術(shù)，向著財務(wù)BP發(fā)展。
通過與業(yè)務(wù)人員建立良好的配合與溝通，利用專業(yè)的財務(wù)知識與技能，幫助業(yè)務(wù)風(fēng)險控制及戰(zhàn)略籌劃，最終達(dá)到提高效率及提升經(jīng)營業(yè)績的目標(biāo)，讓財務(wù)成為業(yè)務(wù)伙伴的“軍師”。
張佳認(rèn)為，財務(wù)管理是企事業(yè)單位管理的核心，是保障企事業(yè)單位基業(yè)長青的基礎(chǔ)，通過財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型必然能幫助企事業(yè)單位提升核心競爭力。財務(wù)數(shù)字化的創(chuàng)新建設(shè)需要企事業(yè)單位“自上而下”進(jìn)行強(qiáng)有力推動，雖然創(chuàng)新會增加眼前的工作與成本投入，但換來的必然是長久的效益增長。
財務(wù)是任何一家企事業(yè)單位賴以生存的命脈，財務(wù)系統(tǒng)的廣泛連接使其成為了企事業(yè)單位數(shù)字化發(fā)展戰(zhàn)略的根本。但是，在合思·易快報創(chuàng)始人兼CEO馬春荃看來，費(fèi)控報銷長期作為事后管理事項，是由于非數(shù)字化時代企事業(yè)單位員工消費(fèi)過程是不連通的，消費(fèi)行為和環(huán)節(jié)無法在事前和事中得到管控。
因此，合思·易快報為業(yè)界帶來了無需報銷解決方案。在無需報銷解決方案下，費(fèi)用管控將由“事后”管理，向“事前、事中”方向發(fā)展，滿足管理合規(guī)情況下，助推企事業(yè)單位財務(wù)數(shù)字化建設(shè)全面升級。無需報銷也將如同費(fèi)控領(lǐng)域的無人駕駛一樣，成為未來發(fā)展的必然趨勢。
正如合思·易快報所堅信的“每一個認(rèn)真做事的人都值得尊敬，每一個認(rèn)真做事的團(tuán)隊都前景光明”。而在水文局下游局及張佳看來，合作的過程更應(yīng)該是：“每一個通力合作的朋友都值得尊敬，每一個同向而行的伙伴都前景光明。”
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